Ambassadens OSL-beskrivning

Myndighetens organisation och verksamhet

Sveriges ambassad i Kampala har ett brett uppdrag att främja relationerna mellan Sverige och Uganda genom politisk dialog, utvecklingssamarbete, handels- och investeringsfrämjande, kulturellt utbyte samt genom service till svenska och utländska medborgare i ärenden som berör svenska myndigheter. Ambassaden erbjuder också stöd till svenska medborgare vid händelse av konsulär kris.

Ambassaden i Kampala är en fristående myndighet och lyder under Regeringskansliet. Chef för ambassaden är ambassadören.

Ambassadören är även sidoackrediterad till Centralafrikanska republiken (CAR) och Tchad. Ambassaden representerar således Sverige i dessa länder och har ansvar för Sveriges honorärkonsulat i Bangui respektive N’Djamena.

Ambassaden har fyra sektioner; sektionen för utvecklingssamarbete, sektionen för politiska och ekonomiska frågor, främjande samt offentlig och digital diplomati, migrationssektionen samt sektionen för administrativa frågor.

Register och sökmedel till myndighetens allmänna handlingar

Ambassaden förvarar sina arkivhandlingar i ett inre och ett yttre arkiv. I det inre arkivet förvaras bland annat ambassadens handlingar som omfattas av sekretess samt de allmänna handlingar från ambassadens verksamhet som bildar ambassadens arkiv. I det yttre arkivet förvaras handlingar som rör utvecklingssamarbetet som ej innehåller sekretessbelagda uppgifter.

Handlingar förvaras också i andra utrymmen men är då inlåsta i säkerhetsskåp som uppfyller kraven i RKF 2009:13, 22 §, detta gäller handlingar i öppna ärenden som är under handläggning. Räkenskaps- och migrationshandlingar förvaras i det inre arkivet.

Vissa allmänna handlingar, som inte omfattas av sekretess, registreras ej. De hålls i stället ordnade i särskilda serier och går att eftersöka med hjälp av ambassadens arkivförteckning.

Allmänna handlingar diarieförs huvudsakligen i ambassadens ärendediarium Klaradia.

Ambassaden har flertalet diarier för registrering av allmänna handlingar.

Vissa system där allmänna handlingar registreras:

• Uppgifter om ekonomiska händelser finns i ekonomisystemet Business World (f.d. Agresso).
• Personaladministrativa uppgifter finns i Regeringskansliets lönesystem Palasso samt i Palasso UM för ambassadens lokalanställda.
• UD360 är utrikesförvaltningens ärendehanteringssystem för konsulära och civilrättsliga ärenden.
• RES-UM används för hantering av pass.
• Wilma/W2 används för uppehålls- och arbetstillståndsansökningar, främlingspass och viseringar.

För mer information

För mer information om ambassaden i Kampalas allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter kontaktas ambassaden per e-post.

Bestämmelser om sekretess 

Rätten att ta del av allmänna handlingar hos ambassaden i Kampala begränsas på samma sätt som hos andra myndigheter, genom bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

De bestämmelser som ambassaden vanligen tillämpar är:

• 15 kap. 1 § (Utrikessekretess)
• 15 kap. 2 § (Försvarssekretess)
• 18 kap. 1 § (Förundersökningssekretess)
• 18 kap. 9 § (Chiffer och koder)
• 19 kap. 3 § (Upphandling)
• 21 kap. 3 § (Förföljda personer)
• 21 kap. 5 § (Utlänningars säkerhet)
• 35 kap. 22 § (Passärenden)
• 37 kap. 1 § (Utlänningskontroll och ärenden om medborgarskap)
• 38 kap. 8 § (Beredskapsplanering)
• 39 kap. (Personaladministration)

Begäran om utlämnande av allmänna handlingar prövas av ambassaden vid utlämnande. Myndighetschefen har ansvar för att utlämnanden sker lagenligt.

Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar

Ambassaden i Kampala hämtar uppgifter från eller lämnar till andra myndigheter och organisationer, på olika sätt och vid olika tidpunkter. Nedan finns exempel på uppgifter som ambassaden regelbundet hämtar eller lämnar. Uppgifterna är grupperade efter ambassadens huvudsakliga arbetsprocesser.

Förvaltningsärenden

• Passansökningar i RES-UM; systemet hämtar uppgifter ur polisens centrala passystem med hjälp av personnummer. Passansökningarna lämnas till Rikspolisstyrelsen för kontroll mot polisiära system.
• Rekvisition av samordningsnummer och uppgifter om dödsfall från utlandsmyndigheten till Skatteverket.
• Bistånd i faderskapsärenden efter begäran från svenska kommuner.
• Ansökningar om uppehållstillstånd i Wilma/W2, ingivna handlingar samt uppgifter inhämtade vid muntliga utredningar lämnas till Migrationsverket.

Internationell samverkan

• Beställningar från UD till utlandsmyndigheterna om rapportering, t. ex om förhållandena i landet.
• Löpande politisk rapportering.
• Utvecklingssamarbetet: Ansökningar om stöd, beredningar, beslut om insats, avtal samt uppföljnings-dokumentation.

Extern kommunikation

• Förfrågningar från allmänheten i Uganda, CAR eller Tchad om Sverige
• Förfrågningar från allmänheten i Sverige om Uganda, CAR eller Tchad
• Information till allmänheten om ambassadens verksamhet via t.ex. hemsida och sociala medier
• Övrig kommunikation med andra svenska myndigheter, t ex Valmyndigheten

Myndighetens rätt att sälja personuppgifter

Ambassaden i Kampala saknar försäljningsbemyndigande för personuppgifter i författning eller regeringsbeslut och får därför inte sälja personuppgifter.

Gallring av allmänna handlingar

Ambassadens arkivbildning omfattas av Regeringskansliets föreskrifter (RKF 2009:14) om gallring av allmänna handlingar hos myndigheter inom utrikesrepresentationen.